Depozitare arhive
Depozitele de arhivă Ribeit sunt construcții noi, realizate din fonduri proprii ale societății și au destinația exclusivă de depozitare a arhivelor.
Depozitele de arhivă RIBEIT asigură protecția documentelor împotriva inundațiilor, incendiilor, a actelor de vandalism sau a accesului neautorizat la informații, păstrând documentele în condiții optime: controlul temperaturii și al umiditătii, pază umană asigurată de o firmă specializată, senzori de fum și de prezență, monitorizare video interior/exterior, control acces.
Spațiile de depozitare Ribeit au următoarele avize:
- De la Arhivele Nationale
-
- Autorizatia de functionare nr 40/2014 pentru servicii de Pastrare si conservare
- Autorizatia de functionare nr 41/2014 pentru servicii de Utilizare a documentelor detinute
- Autorizatia de functionare nr 39/2014 pentru servicii de Prelucrare arhivistica
- Autorizatia de functionare nr 49/2014 pentru servicii de Legatorie
- Inspectoratul pentru Situatii de Urgenta Cluj – Autorizatie de securitate la incendiu Nr.209201/22.12.2009
- Autoritatea Nationala de procesare a datelor cu caracter personal – Nr. Notificare 22558/26.03.2012
V-ați hotărât să externalizati arhiva pentru a reduce costurile cu depozitarea și gestionarea acesteia, precum și a elimina riscurile accesului neautorizat?
Un reprezentant Ribeit se deplasează la sediul dvs, vizionează documentele, vă propune variante de compactare a arhivei și vă întocmește gratuit un estimat de volum și de cost.
Înainte de predarea către depozitele Ribeit, dosarele se ordonează și se inventariază unitar, pentru o identificare ulterioară cât mai ușoară. Această operațiune poate fi făcută de personalul nostru specializat sau de personalul dumneavoastră, cu îndrumare din partea specialiștilor noștri.
Dacă se dorește, înainte de transportul la depozitele noastre containerele de arhivă pot fi sigilate, iar inventarul documentelor păstrat doar la dumneavoastră.
După pregătire, containerele cu arhivă vor fi preluate pe bază de proces verbal de predare-primire de către personalul nostru specializat și vor fi transportate în condiții de siguranță la depozit. După introducerea lor în gestiunea depozitului, persoanele autorizate să solicite documente pot să ne contacteze prin mail, fax sau telefon.
Acces rapid la informații
Când doriți accesarea unui document din arhivă, îl puteți primi scanat pe mail/fax sau în original. Solicitările de documente trebuie să vină din partea unei persoane autorizate și trebuie să includă descrierea documentului care trebuie căutat.
Toate documentele din depozit sunt inventariate într-o bază de date digitală care îi indică angajatului din depozit unde va găsi cu exactitate documentul cerut de către client. La cererea creatorului de arhivă putem sigila cutiile, transportându-le la sediul clientului în urma unei solicitări în acest sens.
Scanare și trimitere pe mail/fax
Documentele vor fi transmise în cel mai scurt timp posibil.
Transportul documentelor originale la sediul clientului
În județul Cluj: Solicitările de documente în original făcute până la ora 15:00 se livrează în aceeași zi până la ora 17:00. Solicitările de documente în original făcute după ora 15:00 se livrează a două zi până la ora 12:00. În cazul în care sunt solicitate mai mult de 100 de containere , acestea ajung la client în maxim 24 h.
În alte județe: Pentru documentele în original solicitate până la ora 15:00 se livrează coletul în aceeași zi urmând să ajungă la client a două zi dimineața. Pentru solicitările de documente în original făcute după ora 15:00 se trimite coletul a două zi dimineață urmând să ajungă la client în următoarea zi. În cazul în care sunt solicitate mai mult de 100 de containere, acestea ajung la dumneavoastră în maxim 24 h.
Acces în spațiul de studiu documente a personalului autorizat
În depozitele Ribeit avem amenajată o zonă de studiu unde personalul autorizat al creatorului de arhivă poate investiga documentele din fondul arhivistic propriu aflate în depozitele noastre. Programul la sala de studiu este de luni până vineri între orele 9 – 16.