Arhivarea electronică înseamna acces rapid la informații
Arhivarea electronică nu înseamnă doar scanarea documentelor. Ulterior scanării, documentele se indexează, reducând astfel timpii de căutare la câteva secunde. Prin intermediul programului de arhivare electronică, textele care nu sunt scrise de mână sunt recunoscute automat, oferind la căutare rezultate din cadrul textului.
Pe lângă avantajul accesului rapid la informații, arhivarea electronică păstrează intactă forma fizică a documentelor, indiferent de câte ori sunt investigate sau copiate.
Securitatea informațiilor este asigurată de programul de gestiune al arhivei. Documentele sunt păstrate în formă criptată la 128 de biți, iar accesul se face pe bază de utilizator și parolă. Fiecare cont de utilizator va avea acces doar la documentele pe care le hotărăște administratorul, eliminându-se astfel riscul scurgerii de informații.
De fiecare data când se modifică un document, se păstrează și forma inițială, administratorul putând verifica cine a modificat documentul și când.
Etapele arhivării electronice
Software-ul de gestionare a arhivei ELO Professional: sigur, eficient, simplu de folosit
Siguranță
Arhivele sunt criptate la 128 de biți. Aveți același grad de siguranță cu transferurile bancare on-line.
Se lucrează pe copii, păstrându-se versiunile vechi ale documentelor. Nu aveți cum sa pierdeți documente sau să ștergeți din greșeală.
Acces în program pe bază de utilizator și parolă. Asigurați confidențialitatea datelor prin acces limitat la baza de date anumitor utilizatori. Cei cu drepturi restrânse de utilizare pot vizualiza doar anumite documente și nu pot modifica baza de date.
Eficiență
Eliminați vrafurile de hârtii din birou. Aveți oricând la dispoziție toată arhiva, nu doar anumite documente care se consultă mai des.
Se găsesc precis și rapid documentele. Orice căutare se face în câteva secunde. Precizia căutărilor este dată de cuvintele cheie alese la începutul lucrării.
Se pot face căutări și în conținutul documentului. Documentele trec prin procesul de OCR (Optical Character Recognition), ulterior textul putându-se copia într-un nou document Word.
Simplitate
Interfață intuitivă, în limba română. Căutarea documentelor se face similar cu folosirea motorului de căutare GOOGLE.
Aveți acces rapid și sigur la arhivă, de oriunde, pe bază de utilizator și parolă.
Scurtarea timpului de răspuns la solicitări din partea terților. De exemplu, timpul necesar căutării sporurilor de vechime în statele de plată vechi se reduce la mai mult de jumătate.
Pentru o sesiune demonstrativă nu ezitați să ne contactați.