Prelucrarea arhivei este un proces complex
Procesul de prelucrare se poate desfășura fie la sediul companiei dumneavoastră, fie la sediul Ribeit.
Prelucrarea arhivei se desfășoară conform Legii Arhivelor Naționale numărul 16/1996, cu modificările aduse de Legea 138/2013 și implică mai multe etape:
ÎNTOCMIRE NOMENCLATOR ARHIVISTIC
Orice societate comercială sau instituție are obligativitatea de a crea și utiliza un Nomenclator Arhivistic, în baza căruia să se desfășoare întreaga activitate de arhivare. Nomenclatorul Arhivistic centralizează toate documentele create de o societate comercială sau o instituție și le atribuie un termen de păstrare, ținând cont de cadrul legal, precum și de importantă practică, științifică sau istorică a documentelor.
După constituire și aprobare internă de către conducerea societății sau instituției, Nomenclatorul Arhivistic trebuie confirmat de Arhivele Naționale pentru unitățile centrale și de către Serviciile Județene ale Arhivelor Naționale pentru Unitățile Teritoriale. După obținerea avizului favorabil, Nomenclatorul Arhivistic intră în vigoare.
Specialiștii noștri vă pot acorda suport tehnic în vederea elaborării sau modificării Nomenclatorului Arhivistic.
SELECȚIONARE DOCUMENTE
Operațiunea legală în urma căreia se stabilește valoarea practică sau istorică a documentelor și se decide păstrarea sau eliminarea lor din arhivă se numește selecționare.
În stabilirea importanței documentelor se au în vedere termenele de păstrare a documentelor prevăzute în Nomenclatorul Arhivistic, precum și normele în vigoare emise de către Arhivele Naționale.
Personalul specializat Ribeit vă oferă suport tehnic atât în vederea selectionării, cât și în întocmirea lucrării de selecționare.
Atenție! Documentele nu se vor elimina decât după primirea avizului favorabil din partea Arhivelor Naționale.
O prelucrare corectă eficientizează spațiul
Arhiva la sediul clientului înainte și după procesul de prelucrare. Dosarele au fost organizate pe rafturi într-o încăpare special amenajată pentru arhivă.
PRELUCRARE ȘI LEGĂTORIE DE DOSARE
Prima etapă a legătoriei o constituie ordonarea documentelor conform criteriilor și termenelor de păstrare prevăzute în Nomenclatorul Arhivistic.
Documentele care se leagă într-un dosar trebuie să fie din aceeași categorie, să aibă același termen de păstrare și să aparțină aceluiași departament.
În vederea unei bune păstrari a documentelor, acestea se grupează în coperți de carton micro-ondulat sau mucava și se leagă cu sfoară de cânepă. Legarea trebuie făcută astfel încât textul să poată fi citit integral.
Dosarele nu trebuie să depășească 250-300 de file. În cazul în care se depășește această limită, se vor constitui mai multe volume ale aceluiași dosar.
NUMEROTARE PAGINI
Pentru o evidență cât mai strictă a documentelor intrate în arhivă, se face numerotarea filelor fiecărui dosar.
Numerotarea filelor se face în colțul din dreaptă sus pe fiecare filă.
Pe o foaie nescrisă adăugată la sfârșitul dosarului se face certificarea: „ Prezentul dosar conține …. file ” în cifre și între paranteze, în litere, după care se semnează și se pune data certificării. În cazul dosarelor compuse din mai multe volume, filele se numerotează începând cu numărul 1 pentru fiecare volum.
INVENTARIERE DOSARE
După ce unitățile arhivistice au fost ordonate și legate, se trece la luarea lor în evidență. Inventarul trebuie să conțină toate dosarele cu același termen de păstrare create în cursul unui an de către un departament.
Pe lângă obligativitatea legală a acestei operațiuni apare și necesitatea ei, pentru o regăsire cât mai ușoară a documentelor.
Fiecare dosar va avea înscris în inventar numărul curent, indicativul corespunzător din Nomenclatorul Arhivistic, descrierea pe scurt a dosarului, datele extreme și numărul de file. Dacă un dosar conține documente create în mai mulți ani, se va inventaria la anul cel mai vechi.
ORGANIZARE SPAȚIU DE DEPOZITARE AL ARHIVEI
Pentru o ușoară regăsire a documentelor, se va ține cont întotdeauna de necesitățile interne și specificațiile dumneavoastră cu privire la criteriile de căutare. În mod uzual, ordonarea dosarelor se face pe compartimente creatoare, categorii de documente și ani de creare.
Este recomandat să apară în cadrul inventarului, în dreptul fiecărui dosar și poziția din depozit.