Între a fi obligatorie conform legislației în vigoare și a fi un plus în defãșurarea activității companiei, buna organizare a arhivei are nevoie de atenție specială, fiind necesară respectarea anumitor etape.
Să vedem1. Prelucrarea arhivei
Eficientizare spațiu
Înainte de predarea la arhivă, documentele trebuie să fie legate și inventariate. Arhiva prelucrată într-un mod corespunzător asigură consistența datelor dumneavoastră de afaceri și înseamnă economie de timp atunci când este căutat un document.
In 2023 au fost prelucrate peste 350000 dosare.
Distrugere confidentiala
Eliminăm riscul accesului neautorizat la informații confidențiale și păstrăm siguranța datelor cu caracter personal.
Distrugerea se face numai cu acordul proprietarului.
Află mai multe despre
Distrugerea confidențialăCadru Legal
Conform Legii Arhivelor Naționale Nr. 16/1996 cu modificările ulterioare, se impune un mod de lucru bine definit în activitatea de organizare a fondului arhivistic.
2. Depozitare
Mediu controlat
Documentele companiei dumneavoastră vor fi păstrate în condiții optime, în spațiile noastre proprii, avizate de Ministerul de Interne – Arhivele Naționale București și Cluj.
Autorizatiile de funcționare eliberate de:
Arhivele Naționale București
AUTORIZATIE DE FUNCTIONARE UTILIZARE A DOCUMENTELOR DETINUTE
AUTORIZATIE DE FUNCTIONARE PASTRARE SI CONSERVARE
AUTORIZATIE DE FUNCTIONARE PRELUCRARE ARHIVISTICA
Inspectoratul pentru Situații de Urgență Cluj
Autorizație de securitate la incendiu
Autorizatie ISU CLUJ
Certificari ale calitatii
Conditii depozitare
3. Gestionarea arhivelor
La un telefon distanță
Preluăm spre gestionare fonduri arhivistice ale societăților active sau lichidate și eliberăm adeverințe sau certificate pentru actualii și foștii angajați.
Solicitare documente scanate
Solicitările de documente din arhivă pot fi făcute doar de persoane autorizate, folosind inventarele în format electronic puse la dispoziție de către RIBEIT. Documentele vor fi transmise în cel mai scurt timp posibil , până acum nu am depasit termenul de 20 de minute de la solicitare.
Acces fizic arhivă
Este obligatoriu ca solicitările de documente să vină din partea unei persoane autorizate. Pe baza descrierii oferite, personalul specializat Ribeit vă pregătește documentele din fondul dvs. arhivistic la sala de studiu. Programul sălii de studiu este între orele 9-16, de luni până vineri.
Adeverințe în vederea pensionării
Dacă ați fost salariatul uneia dintre societățile ale căror fonduri arhivistice le deținem spre păstrare, puteți solicita adeverințe în domeniul relațiilor de muncă necesare pensionării: de vechime, sporuri, grupă de muncă sau orice document care vă atestă calitatea de salariat.
T +40 264 593 394
M +40 740 513 338
E [email protected]
1. Prelucrare electronica
Scanare si indexare
Arhiva se transfera în mediul digital, iar textele care nu au fost scrise de mână sunt supuse unui proces OCR pentru o informatizare extensivă a datelor.
Backup securizat
Pentru un timp limitat arhiva electronică poate fi restaurată din back-up-ul nostru, în cazul ștergerii accidentale sau deteriorării celei livrate.
2. Instalare arhiva
- Arhivă pe suport digital
- Licentă software specializat
- Instructaj utilizare
O solutie completa
Arhivarea electronică păstrează intactă forma fizică a documentelor, indiferent de câte ori sunt investigate sau copiate, având totodată avantajul rapidității accesării datelor arhivate prin aplicația de gestiune livrată împreună cu arhiva.
Usor de accesat oricand e nevoie.
Accesarea documentelor este facilitată de software-ul livrat, iar pentru suport tehnic vă stăm la dispoziție.
Optiuni
La cerere, arhiva fizică poate fi păstrată în depozitele Ribeit, care sunt avizate de Ministerul de Interne -Arhivele Naționale București și Cluj.
T +40 264 593 394
M +40 740 513 338
E [email protected]
Acum ești pregătit să afli mai multe despre serviciile noastre.
Arată-mi