Legea nr. 16/1996

CAP. I – Dispoziții generale

Art. 1

Constituie izvoare istorice și alcătuiesc Fondul Arhivistic Național al României documentele create de-a lungul timpului de către organele de stat, organizațiile publice sau private economice, sociale, culturale, militare și religioase, precum și de către persoanele fizice. Acestor documente statul le asigură protecție specială, în condițiile prezentei legi.

Art. 2

Prin documente care fac parte din Fondul Arhivistic Național al României, în sensul prezentei legi, se înțelege: acte oficiale și particulare, diplomatice și consulare, memorii, manuscrise, proclamații, chemări, afișe, planuri, schițe, hărți, pelicule cinematografice și alte asemenea mărturii, matrice sigilare, precum și înregistrări foto, video, audio și informatice, cu valoare istorică, realizate în țară sau de către creatori români în străinătate.

Art. 3

Administrarea, supravegherea și protecția specială a Fondului Arhivistic Național al României se realizează de către Arhivele Naționale, unitate bugetară în cadrul Ministerului Administrației și Internelor își exercită atribuțiile prin compartimentele sale specializate și prin direcțiile județene ale Arhivelor Naționale. Protecția specială a Fondului Arhivistic Național al României se realizează în condiții de pace, potrivit prevederilor prezentei legi, iar în caz de război sau de calamități naturale, de către creatori și deținători, cu sprijinul organelor desemnate cu atribuții speciale în asemenea situații și cu asistența de specialitate a Arhivelor Naționale.

Art. 4

Persoanele fizice și persoanele juridice, creatoare și deținătoare de documente care fac parte din Fondul Arhivistic Național al României, denumite în continuare creatori și deținători de documente, răspund de evidența, inventarierea, selecționarea, păstrarea și folosirea documentelor în condițiile prevederilor prezentei legi.

CAP. II – Atribuțiile Arhivelor Naționale în administrarea și protecția specială a Fondului Arhivistic Național al României

Art. 5

Arhivele Naționale acordă asistență de specialitate și asigură desfășurarea unitară a operațiunilor arhivistice la nivelul tuturor creatorilor și deținătorilor de documente, îndeplinind următoarele atribuții:

a) elaborează, în conformitate cu prevederile prezentei legi, norme și metodologii de lucru pentru organizarea și desfășurarea întregii activități arhivistice, inclusiv pentru clasificarea și includerea în Fondul Arhivistic Național al României a documentelor prevăzute la art. 2, care se dau publicității, după caz;
b) controlează aplicarea prevederilor legislației în vigoare pe linia muncii de arhivă și stabilește măsurile ce se impun potrivit legii; c) preia de la creatorii și deținătorii de arhivă documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Național al României, în condițiile și la termenele prevăzute în prezenta lege;
c) asigură evidența, inventarierea, selecționarea, păstrarea și folosirea documentelor pe care le deține;
d) asigură documentele pe bază de microfilme și alte forme de reproducere adecvate;
e) constituie și dezvoltă banca de date a Arhivelor Naționale și rețeaua automatizată de informare și documentare arhivistică, stabilește măsuri pentru corelarea tehnică și metodologică și pentru colaborarea serviciilor de informare și documentare arhivistică și a compartimentelor similare din cadrul Sistemului național de informare și documentare;
f) elaborează și editează "Revista Arhivelor" și alte publicații de specialitate, destinate informării și sprijinirii cercetării științifice, precum și punerii în valoare a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Național al României;
g) asigură, prin Facultatea de Arhivistică și Școala Națională de Perfecționare Arhivistică, pregătirea și specializarea personalului necesar desfășurării activităților arhivistice;
h) la cerere sau din oficiu atestă dacă un document face sau nu face parte din Fondul Arhivistic Național al României;
i) autorizează scoaterea temporară peste graniță a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Național al României, în scopul expunerii sau documentării cu ocazia unor manifestări științifice sau culturale internaționale;
j) întreține și dezvoltă relații cu organele și instituțiile similare din străinătate, în vederea informării reciproce în domeniul arhivistic și al schimbului de documente și de reproduceri de pe acestea; asigură aplicarea convențiilor și acordurilor internaționale privind domeniul arhivistic și participă la congrese, conferințe, reuniuni și consfătuiri arhivistice internaționale;
k) asigură aplicarea prevederilor legislației în vigoare în realizarea protecției documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Național al României, respectiv în apărarea secretului de stat, paza și conservarea acestor documente, atât în timp de pace, cât și la mobilizare sau război.

Art. 6

În cadrul Arhivelor Naționale funcționează un consiliu științific, format din specialiști ai Arhivelor Naționale, cercetători, cadre didactice universitare și specialiști din ministerele interesate, care analizează, dezbate și face propuneri în probleme privind normele și metodologiile specifice de lucru, publicațiile de specialitate, precum și dezvoltarea întregii activități arhivistice. Modul de organizare și funcționare, precum și componența consiliului științific se stabilesc prin regulament de organizare și funcționare, aprobat de directorul general al Arhivelor Naționale.

CAP. III – OBLIGAȚIILE CREATORILOR ȘI DEȚINĂTORILOR DE DOCUMENTE

Secțiunea 1 – EVIDENȚA DOCUMENTELOR

Art. 7

Creatorii și deținătorii de documente sunt obligați să înregistreze și să țină evidența tuturor documentelor intrate, a celor întocmite pentru uz intern, precum și a celor ieșite, potrivit legii.

Art. 8

Anual, documentele se grupează în unități arhivistice, potrivit problematicii și termenelor de păstrare stabilite în nomenclatorul documentelor de arhivă, care se întocmește de către fiecare creator pentru documentele proprii. Nomenclatoarele întocmite de creatori la nivel central se aprobă de către Arhivele Naționale, iar cele ale celorlalți creatori, de către direcțiile județene ale Arhivelor Naționale, potrivit anexei nr. 1.

Art. 9

Documentele se depun la depozitul arhivei creatorilor de documente în al doilea an de la constituire, pe bază de inventar și proces-verbal de predare-primire, întocmite potrivit anexelor nr. 2 și 3. Evidența tuturor intrărilor și ieșirilor de unități arhivistice din depozit se ține pe baza unui registru, potrivit anexei nr. 4. Scoaterea documentelor din evidența arhivei se face numai cu aprobarea conducerii creatorilor sau deținătorilor de documente și cu avizul Arhivelor Naționale sau al direcțiilor județene ale Arhivelor Naționale, după caz, în funcție de creatorii la nivel central sau local, în urma selecționării, transferului în alt depozit de arhivă sau ca urmare a distrugerii provocate de calamități naturale ori de un eveniment exterior imprevizibil și de neînlăturat.

Secțiunea 2 – SELECȚIONAREA DOCUMENTELOR

Art. 10

În cadrul Arhivelor Naționale funcționează comisia centrală de selecționare a documentelor, care coordonează activitatea de selecționare a documentelor întocmite și deținute de creatorii la nivel central, iar în cadrul direcțiilor județene ale Arhivelor Naționale funcționează câte o comisie de selecționare a documentelor, care coordonează activitatea de selecționare a documentelor întocmite și deținute de ceilalți creatori. Modul de organizare și atribuțiile comisiilor prevăzute la alin. 1 se stabilesc prin norme privind activitatea arhivistică, aprobate de directorul general al Arhivelor Naționale.

Art. 11

În cadrul fiecărei unități creatoare și deținătoare de documente funcționează câte o comisie de selecționare, numită prin decizia sau ordinul conducătorului unității respective, fiind compusă din: un președinte, un secretar și un număr impar de membri numiți din rândul specialiștilor proprii. Această comisie se întrunește anual sau ori de câte ori este necesar, pentru a analiza fiecare unitate arhivistică în parte, stabilindu-i valoarea practică sau istorică; hotărîrea luată se consemnează într-un proces-verbal, întocmit potrivit anexei nr. 5. Procesul-verbal de selecționare, însoțit de inventarele documentelor propuse spre eliminare ca fiind lipsite de valoare, precum și de inventarele documentelor ce se păstrează permanent, se înaintează spre aprobare Comisiei centrale de selecționare, în cazul creatorilor și deținătorilor de documente la nivel central, sau comisiilor din cadrul direcțiilor județene ale Arhivelor Naționale, în cazul celorlalți creatori și deținători de documente.
Documentele se scot din evidențele arhivelor și se pot elimina numai în baza proceselor-verbale ale comisiilor prevăzute la alin. 2. În cazul administratorului unic, acesta poartă răspunderea pentru selecționarea documentelor ce urmează a fi arhivate.

Secţiunea a 3-a – PĂSTRAREA DOCUMENTELOR

Art. 12.

Creatorii şi deţinătorii de documente sunt obligaţi să păstreze documentele create sau deţinute în condiţii corespunzătoare, asigurându-le împotriva distrugerii, degradării, sustragerii ori comercializării în alte condiţii decât cele prevăzute de lege. Persoanele juridice creatoare şi deţinătoare de documente sunt obligate să le păstreze în spaţii special amenajate pentru arhivă. Noile construcţii ale creatorilor şi deţinătorilor de arhivă vor fi avizate de către Arhivele Naţionale sau direcţiile judeţene ale Arhivelor Naţionale, după caz, numai dacă au spaţii prevăzute pentru păstrarea documentelor. Arhivele Naţionale şi direcţiile judeţene ale Arhivelor Naţionale pot prelungi termenul de păstrare a documentelor la deţinători până la asigurarea spaţiilor necesare preluării lor. Depozitele de arhivă vor fi dotate, în funcţie de formatul şi de suportul documentelor, cu mijloace adecvate de păstrare şi de protejare a acestora, precum şi cu mijloace, instalaţii şi sisteme de prevenire şi stingere a incendiilor. Autoritatea pentru Valorificarea Activelor Statului poate prelua toate sau o parte din documentele aflate în arhiva societăţilor comerciale la care deţine cel puţin 50% plus o acţiune din capitalul social.

Secţiunea a 4-a – DEPUNEREA DOCUMENTELOR LA ARHIVELE NAȚIONALE

Art. 13.

Persoanele juridice creatoare şi deţinătoare de documente depun spre păstrare permanentă la Arhivele Naţionale şi la direcţiile judeţene ale Arhivelor Naţionale, după cum urmează:
a) documentele fotografice, precum şi peliculele cinematografice, după 20 de ani de la crearea lor;
b) documentele scrise, cu excepţia actelor de stare civilă şi a documentelor tehnice, după 30 de ani de la crearea lor;
c) documentele tehnice, după 50 de ani de la crearea lor;
d) actele de stare civilă, după 100 de ani de la întocmirea lor;
e) matricele sigilare confecţionate din metal, având înscrise toate însemnele legale şi denumirea completă a unităţii, după scoaterea lor din uz.
Documentele create şi deţinute de Autoritatea pentru Valorificarea Activelor Statului pot fi duse spre păstrare permanentă la Arhivele Naţionale din momentul în care, prin ordin al preşedintelui Autorităţii pentru Valorificarea Activelor Statului, se constată că nu mai
sunt necesare pentru desfăşurarea activităţii curente.

Art. 14.

Creatorii şi deţinătorii de arhivă pot deţine documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României şi după expirarea termenului de depunere, dacă sunt necesare în desfăşurarea activităţii lor, pe baza aprobării directorului general al Arhivelor
Naţionale, în cazul creatorilor şi deţinătorilor la nivel central, şi a directorilor direcţiilor judeţene ale Arhivelor Naţionale, pentru ceilalţi creatori şi deţinători, în condiţiile respectării prevederilor prezentei legi. Ministerul Apărării Naţionale, Ministerul Afacerilor Externe, Serviciul Român de Informaţii, Serviciul de Informaţii Externe, Serviciul de Protecţie şi Pază, alte organe cu atribuţii în domeniul siguranţei naţionale, precum şi Academia Română îşi păstrează documentele proprii în condiţiile prezentei legi şi după expirarea termenelor prevăzute la art. 13.

Art. 15.

Organizaţiile particulare şi persoanele fizice care deţin documente din Fondul Arhivistic Naţional al României le pot depune la Arhivele Naţionale sub formă de custodie sau donaţie, scutite de taxe şi impozite. Deţinătorul care doreşte să vândă documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României este obligat să comunice aceasta Arhivelor Naţionale sau, după caz, direcţiilor judeţene ale Arhivelor Naţionale, care au prioritate la cumpărarea oricăror documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României şi care trebuie să se pronunţe în termen de 60 de zile de la data înregistrării comunicării.

Art. 16.

Documentele cu valoare practică, în baza cărora se eliberează copii, certificate şi extrase privind drepturile individuale ale cetăţenilor, vor fi păstrate de către creatorii şi deţinătorii de documente.

Art. 17.

Creatorii şi deţinătorii de documente, prevăzuţi la art. 14 şi 15, sunt obligaţi să depună la Arhivele Naţionale sau la direcţiile judeţene ale Arhivelor Naţionale, după caz, câte un exemplar al inventarelor documentelor permanente pe care le deţin, la expirarea termenelor de depunere a acestora.

Art. 18.

În cazul desfiinţării, în condiţiile legii, a unui creator de documente, persoană juridică, fără ca activitatea acestuia să fie continuată de altul, documentele cu valoare istorică, în sensul prevederilor art. 2, cât şi cele cu valoare practică, în baza cărora se eliberează copii, certificate şi extrase privind drepturile referitoare la stagiile de cotizare la asigurări sociale ale cetăţenilor, vor fi preluate de Arhivele Naţionale sau de direcţiile judeţene ale Arhivelor Naţionale. Documentele cu valoare practică prevăzute la alin. 1 se preiau după înfiinţarea în cadrul Arhivelor Naţionale şi al direcţiilor judeţene ale Arhivelor Naţionale a unor structuri specializate, cu asigurarea, în condiţiile legii, a resurselor umane şi logistico-financiare necesare.
Documentele cu valoare practică, în baza cărora se eliberează copii, certificate şi extrase privind drepturile cetăţenilor referitoare la stagiile de cotizare în sistemul public de pensii, aflate la casele teritoriale de pensii, se preiau, în condiţiile alin. 2, pe bază de inventar şi proces-verbal de predare-preluare, întocmite potrivit modelelor prevăzute în anexele nr. 2 şi 3.
Asigurarea structurilor specializate prevăzute la alin. 2 se realizează cu încadrarea în numărul de posturi şi credite bugetare aprobate Ministerului Administraţiei şi Internelor, prin legile bugetare anuale.

Art.18¹

Creatorii şi/sau deţinătorii de documente, persoane juridice, care îşi schimbă regimul de proprietate sau îşi modifică obiectul de activitate, precum şi noii deţinători care preiau patrimoniul au obligaţia să dispună măsuri pentru păstrarea, conservarea şi
evidenţa arhivei, în condiţiile prevăzute de lege.
Unităţile prevăzute la alin. 1 sunt obligate să ia măsuri împotriva distrugerii, degradării, sustragerii ori comercializării fără drept a documentelor din arhivă.
Depozitarea documentelor prevăzute la alin. 2 se face în spaţii şi în condiţiile corespunzătoare, avizate de Arhivele Naţionale sau de direcţiile judeţene ale Arhivelor Naţionale, după caz.
Carnetele de muncă se predau titularilor de drept ori succesorilor legali ai acestora, după caz.

Art. 19.

Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României o dată intrate, potrivit legii, în depozitele Arhivelor Naţionale şi/sau ale direcţiilor judeţene ale Arhivelor Naţionale, nu mai pot fi retrase din administrarea acestora, cu excepţia celor
predate în custodie.

CAP. IV – Folosirea documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României

Art. 20.

Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României pot fi folosite pentru: cercetare ştiinţifică, rezolvarea unor lucrări administrative, informări, acţiuni educative, elaborarea de publicaţii şi eliberarea de copii, extrase şi certificate.
Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României pot fi consultate, la cerere, de către cetăţeni români şi străini, după 30 de ani de la crearea lor. Pentru documentele la care nu s-a împlinit acest termen, cercetarea se poate face numai cu
aprobarea conducerii unităţii creatoare sau deţinătoare. Documentele de valoare deosebită nu se expun public, în original, ci sub formă de reproduceri.

Art. 21.

Creatorii de documente sau, după caz, persoanele juridice succesoare ale acestora sunt obligaţi să elibereze, potrivit legii, la cererea persoanelor fizice şi a persoanelor juridice, certificate, copii şi extrase de pe documentele pe care le creează, inclusiv de pe cele pentru care nu s-a împlinit termenul prevăzut la art. 13, dacă acestea se referă la drepturi care îl privesc pe solicitant.
Serviciile prestate de către Arhivele Naţionale pentru rezolvarea solicitărilor persoanelor fizice şi ale persoanelor juridice se efectuează, contra cost, în condiţiile prevăzute de lege.

Art. 22.

Documentele a căror cercetare poate afecta interesele naţionale, drepturile şi libertăţile cetăţenilor, prin datele şi informaţiile pe care le conţin, sau cele a căror integritate fizică este în pericol nu se dau în cercetare.
Fac parte din această categorie documentele care:
a) privesc siguranţa, integritatea teritorială şi independenţa statului român, potrivit prevederilor constituţionale şi ale legislaţiei în vigoare;
b) pot leza drepturile şi libertăţile individuale ale cetăţeanului;
c) sunt într-o stare necorespunzătoare de conservare, situaţie stabilită de comisia de specialitate şi consemnată într-un proces-verbal;
d) nu sunt prelucrate arhivistic.
Stabilirea documentelor respective se face de către deţinătorul legal al acestora, potrivit anexei nr. 6.

CAP. V – Personalul arhivelor

Art. 23.

Creatorii şi deţinătorii de documente, prevăzuţi la art. 2, persoane juridice, au obligaţia de a înfiinţa compartimente de arhivă sau de a desemna persoane responsabile cu probleme de arhivă, în funcţie de valoarea şi cantitatea acestora. Desemnarea personalului însărcinat cu activitatea de arhivă, structura şi competenţa acestor compartimente de arhivă vor fi stabilite de către conducerea unităţii creatoare şi deţinătoare de documente, cu avizul Arhivelor Naţionale sau, după caz, al direcţiilor judeţene ale Arhivelor Naţionale.

Art. 24.

Formarea, atestarea şi perfecţionarea personalului de specialitate din Arhivele Naţionale, cât şi din celelalte unităţi creatoare şi deţinătoare de documente de arhivă se realizează prin Facultatea de Arhivistică şi prin Şcoala Naţională de Perfecţionare Arhivistică.

Art. 25.

Personalul de specialitate din cadrul Arhivelor Naţionale va fi dimensionat în funcţie de calitatea şi specificul materialului documentar aflat în administrare şi face parte din categoria funcţionarilor publici.

CAP. VI – Răspunderi şi sancţiuni

Art. 26.

Nerespectarea dispoziţiilor prezentei legi atrage, după caz, răspunderea contravenţională, civilă sau penală.

Art. 27.

Sustragerea, distrugerea, degradarea ori aducerea în stare de neîntrebuinţare a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României constituie infracţiune şi se pedepseşte conform prevederilor Codului penal.

Art. 28.

Scoaterea peste graniţă a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României sau înstrăinarea acestora către persoane fizice sau persoane juridice străine, fără autorizarea Arhivelor Naţionale, constituie infracţiune şi se pedepseşte cu
închisoare de la 3 la 7 ani, dacă fapta nu constituie o infracţiune mai gravă. Tentativa se pedepseşte.

Art. 29.

Constituie contravenţii la prevederile prezentei legi următoarele fapte, dacă nu sunt săvârşite în astfel de condiţii încât, potrivit legii penale, să fie considerate infracţiuni:
a) neinventarierea documentelor sau neîntocmirea de către creatorii acestora, persoane juridice, a nomenclatoarelor arhivistice pentru documentele proprii, potrivit art. 8 alin. 2;
b) nepredarea de către compartimentele unităţii creatoare, la arhiva proprie, a documentelor cu termen de păstrare permanent, pe bază de inventar şi proces-verbal de predare-primire, conform prevederilor art. 9;
c) neselecţionarea documentelor create şi deţinute de către persoane juridice, la termenele prevăzute în nomenclatorul propriu, de către comisia de selecţionare a documentelor, în condiţiile prevăzute la art. 11;
d) neasigurarea condiţiilor corespunzătoare de păstrare şi protejare a documentelor create şi deţinute de către creatorii şi deţinătorii de arhivă, persoane juridice sau persoane fizice, potrivit art. 12;
e) nepredarea, la Arhivele Naţionale şi, după caz, la direcţiile judeţene ale Arhivelor Naţionale, a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României de către creatorii şi deţinătorii de documente de arhivă, la expirarea termenelor prevăzute la art. 13;
f) oferta de vânzare sau vânzarea documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României de către persoane fizice sau persoane juridice, fără respectarea priorităţii Arhivelor Naţionale de a le cumpăra, potrivit prevederilor art. 15 alin. 2;
g) nedepunerea la Arhivele Naţionale sau la direcţiile judeţene ale Arhivelor Naţionale, după caz, de către creatorii şi deţinătorii de documente de arhivă, a inventarelor pe care le deţin la expirarea termenelor de depunere, în condiţiile prevăzute la art. 17.
h) nerespectarea prevederilor art. 18, 181 şi ale art. 21 alin. 1.

Art. 30.

Contravenţiile prevăzute la art. 29 se sancţionează cu amendă de la 1.000 lei
(RON) la 25.000 lei (RON).

Amenda se aplică şi persoanei juridice.
În cazul contravenţiilor prevăzute la art. 29 lit. f), Arhivele Naţionale pot solicita instanţei judecătoreşti anularea actului de vânzare, chiar şi după expirarea termenului de prescripţie a răspunderii contravenţionale, în condiţiile legii civile.

Art. 31.

Constatarea contravenţiilor prevăzute la art. 29 şi aplicarea sancţiunilor se fac de către împuterniciţii Arhivelor Naţionale şi, după caz, ai direcţiilor judeţene ale Arhivelor Naţionale.

Art. 32.

Împotriva procesului-verbal de constatare a contravenţiei se poate face plângere, în termen de 15 zile de la comunicare, la judecătoria în a cărei rază teritorială a fost săvârşită contravenţia.

Art. 33.

Contravenţiilor prevăzute în prezenta lege le sunt aplicabile dispoziţiile Ordonanţei Guvernului nr. 2/2001 privind regimul juridic al contravenţiilor, cu modificările şi completările ulterioare.

CAP. VII – Dispoziţii finale şi tranzitorii

Art. 34.

Creatorii şi/sau deţinătorii de documente sunt obligaţi să comunice în scris, în termen de 30 de zile, Arhivelor Naţionale sau, după caz, direcţiilor judeţene ale Arhivelor Naţionale documentele care le atestă înfiinţarea, reorganizarea sau desfiinţarea, în condiţiile legii, precum şi măsurile dispuse în vederea arhivării documentelor create sau deţinute de aceştia.

Art. 35.

Denumirile Direcţia Generală a Arhivelor Statului şi Arhivele Statului, folosite în actele normative în vigoare, se înlocuiesc cu denumirea Arhivele Naţionale.

Art. 36.

Dispoziţiile din prezenta lege referitoare la direcţiile judeţene ale Arhivelor Naţionale se aplică, în mod corespunzător, şi Direcţiei Municipiului Bucureşti a Arhivelor Naţionale.

Art. 37.

Anexele nr. 1-6 fac parte integrantă din prezenta lege.

Art. 38.

Decretul nr. 472/1971 privind Fondul Arhivistic Naţional al Republicii Socialiste România, cu modificările ulterioare, precum şi orice alte dispoziţii contrare prevederilor prezentei legi se abrogă.
Această lege a fost adoptată de Senat în şedinţa din 4 martie 1996, cu respectarea prevederilor art. 74 alin. (1) din Constituţia României.